Zeitfresser Schadensmanagement

Es beginnt mit einem hektischen Anruf eines Mieters. Was dann folgt, ist ein Prozess, den die meisten unserer Kunden in der Hausverwaltung kennen. Ab diesem Moment setzt sich eine Maschinerie in Gang, die laut Versicherer mehrere Wochen andauert und die Verwalter an wertvolle Zeit kostet. 

Die Endlosschleife der Kommunikation  

Zuerst nehmen Sie den Schaden auf. Dann rufen Sie den Handwerker an, der nicht rangeht. Sie schreiben eine Mail. Der Mieter ruft erneut an, weil er wissen will, wann jemand kommt. Sie informieren die Versicherung, die wiederum Fotos und ein Angebot fordert. Der Handwerker schickt das Angebot, aber es fehlen Positionen. Sie telefonieren wieder. Zwischendurch meldet sich der Eigentümer und fragt nach dem Sachstand. 

Am Ende des Tages stellen Sie fest: Dieser eine, eigentlich banale Schaden hat Sie in Summe gut vier Stunden Arbeitszeit gekostet. Vier Stunden, in denen Sie nur Informationen von A nach B geschoben haben, ohne dass der Schaden physisch bereits behoben wäre. 

„Ich bin nur noch die Schaltzentrale für Probleme“, so einer unserer Partner und Verwalter von rund 800 Einheiten. Genau hier setzen wir mit unserem kostenfreien Mieterportal und dem digitalen Hausaushang an. Wenn wir ein Objekt übernehmen, ändert sich der Prozess für unsere Kunden radikal. Über einen QR Code im Hauseingang erhalten alle Mieter Zugriff auf das Mieterportal, in dem wir alle wichtigen Informationen hinterlegen, von Ansprechpartnern, Reinigungsterminen oder auch der Möglichkeit zur Mängelmeldung. Dadurch ruft der Mieter bei einem Schaden nicht mehr bei der Hausverwaltung an, sondern direkt bei unserer 24/7-Service-Hotline oder gibt seine Mängelmeldung in unserem Mieterportal an.  

Der konkrete Fall: Transparenz statt Telefonterror 

Neulich hatten wir genau das Szenario: Ein Wasserschaden in einem Mehrfamilienhaus. Früher hätte der Verwalter den Vormittag am Telefon verbracht und der Mieter verängstigt. Heute mit unserem Mieterportal:  

• Der Mieter ruft gar nicht erst in der Verwaltung an, sondern nutzt das Mieterportal, um die digitale Schadensmeldung vorzunehmen.  

• Wir erhalten sofort eine Meldung und schicken bei einer Durchführungsvereinbarung sofort unsere Techniker raus und übernehmen die Erstmaßnahmen zur Schadensminimierung.  

• Wir kümmern uns um die komplette Kommunikation mit den Gewerken, dem Mieter und – was viele Verwalter am meisten entlastet – um die gesamte Versicherungsregulierung. 

• Wir erstellen die Dokumentation, die Fotos und die Berichte, die die Versicherung braucht. 

Und was macht die Hausverwaltung währenddessen? 

Sie schaut zu – und zwar entspannt über das Kundenportal. Über unsere Software hat der zuständige Verwalter jederzeit Echtzeit-Einblick in den Vorgang. Er sieht das Protokoll, die Fotos und den aktuellen Status der Regulierung. Die Hausverwaltung muss nicht mehr nachfragen, Sie wissen es einfach. Wenn der Eigentümer oder Beirat anruft, reicht ein Klick in das Dashboard und Sie sind aussagefähig – ohne vorher drei Telefonate geführt zu haben. 

Das Ergebnis in Zahlen 

Unsere Kunden berichten uns, dass sie durch den Mieterservice eine enorme Entlastung verspüren. Statt vier bis fünf Stunden unstrukturierter Telefonate und E-Mails, reduziert sich der Aufwand für die Hausverwaltung auf wenige administrative Aufgaben. Diese Zeit wird lediglich für die finale Prüfung und die Freigabe in unserer Software benötigt. Denn der gesamte operative „Rattenschwanz“ liegt komplett bei uns. 

Wollen Sie mehr über unseren digitalen Hausaushang und Mieterportal wissen, dann kontaktieren Sie uns.